Entsprechenserklärung 2017
Entsprechenserklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der BRAIN AG zu den Empfehlungen des Deutschen Corporate-Governance-Kodex gemäß § 161 AktG
Vorstand und Aufsichtsrat der BRAIN AG erklären, dass die BRAIN AG seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung am 23. Dezember 2016 den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate-Governance-Kodex“ in der Fassung vom 5. Mai 2015 (nachfolgend „Kodex 2015“) bis zum 24. April 2017 sowie in der Fassung vom 7. Februar 2017 (nachfolgend „Kodex 2017“) ab dem 24. April 2017 (nebst Berichtigung am 17. Mai 2017) mit folgenden Ausnahmen entsprochen hat und zukünftig entsprechen wird.
Bei jeder Abweichung ist angegeben auf welche Kodexfassung sich die Abweichung bezieht (Kodex 2015 und Kodex 2017)
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 3.8 Abs. 3: Der Kodex empfiehlt, dass in einer „Directors & Officers“-Versicherung („D&O-Versicherung“) für die Mitglieder des Aufsichtsrats ein Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung vereinbart wird. Die BRAIN AG hat eine D&O-Versicherung abgeschlossen, es besteht derzeit jedoch kein Selbstbehalt für die Mitglieder des Aufsichtsrats in der D&O-Versicherung. Die Gesellschaft erachtet einen Selbstbehalt nicht grundsätzlich dazu geeignet, die Qualität der Aufsichtsratstätigkeit zu steigern, gleichwohl verringert er die Attraktivität des Aufsichtsratsmandats und erschwert so den Wettbewerb um entsprechend qualifizierte Kandidaten.
Kodex 2017
Nummer 4.2.3 Absatz 2 Satz 2 und 3: Der Kodex empfiehlt, dass variable Vergütungsbestandteile grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben, die im Wesentlichen zukunftsbezogen sein soll. Die Gesellschaft wird die Vorstandsverträge in dieser Hinsicht im Geschäftsjahr 2017/18 ändern, sodass der Empfehlung für die Zukunft entsprochen wird.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 4.2.3 Abs. 4 Satz 1: Der Kodex empfiehlt, dass beim Abschluss von Vorstandsverträgen darauf geachtet wird, dass Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags vergüten. Ein Abfindungs-Cap ist in den Vorstandsverträgen, die vor der Aufnahme der Börsennotierung im Februar 2016 abgeschlossen worden sind, nicht enthalten. Die Gesellschaft hat dies erstmals bei einem Vorstandsvertrag, der nach Aufnahme der Börsennotierung abgeschlossen wurde, berücksichtigt und wird den Vertrag des zweiten derzeit im Amt befindlichen Vorstands im Geschäftsjahr 2017/18 ändern, sodass der Empfehlung für die Zukunft entsprochen wird.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 4.2.3 Abs. 4 Satz 3: Der Kodex empfiehlt, dass für die Berechnung des vorgenannten Abfindungs-Caps auf die Gesamtvergütung des abgelaufenen Geschäftsjahrs und gegebenenfalls auch auf die voraussichtliche Gesamtvergütung für das laufende Geschäftsjahr abgestellt wird. Ein Abfindungs-Cap ist in den Vorstandsverträgen, die vor der Aufnahme der Börsennotierung abgeschlossen worden sind, nicht enthalten. Die Gesellschaft hat dies erstmals bei einem Vorstandsvertrag, der nach Aufnahme der Börsennotierung abgeschlossen wurde, berücksichtigt und wird den Vertrag des zweiten derzeit im Amt befindlichen Vorstands im Geschäftsjahr 2017/18 ändern, sodass der Empfehlung für die Zukunft entsprochen wird.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 4.2.3 Abs. 5: Der Kodex empfiehlt, dass eine Zusage für Leistungen aus Anlass der vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit infolge eines Kontrollwechsels (Change of Control) 150 % des Abfindungs-Caps nicht übersteigt. Die bestehenden Vorstandsverträge sehen keine Abfindungszahlungen im Fall eines Kontrollwechsels vor. Es ist zudem zu bedenken, dass die BRAIN AG weiterhin anstrebt, selbst zu wachsen und nicht Kandidat von Übernahmen zu werden. Die Gesellschaft wird die Vorstandsverträge der derzeit im Amt befindlichen Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2017/18 ändern, sodass der Empfehlung für die Zukunft entsprochen wird.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 5. 1.2 Abs. 2 Satz 3: Der Kodex empfiehlt, dass eine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder festgelegt wird. In Anbetracht des Alters der amtierenden Vorstände hat die BRAIN AG bisher keine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder festgelegt. Der Aufsichtsrat der BRAIN AG prüft, eine solche Altersgrenze in Zukunft festzulegen.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 5.3.2 Satz 3 (Kodex 2015) bzw. Nummer 5.3.2 Satz 5 (Kodex 2017): Der Kodex empfiehlt, dass der Vorsitzende des Prüfungsausschusses unabhängig und kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft sein soll, dessen Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete. Der amtierende Vorsitzende des Prüfungsausschusses Dr. Georg Kellinghusen war bis zu seiner (Wieder-)Wahl in den Aufsichtsrat am 9. März 2017 als Finanzvorstand der BRAIN AG tätig. Die empfohlene Wartezeit von zwei Jahren wurde damit nicht eingehalten. Die Position des Prüfungsausschussvorsitzenden wurde Herrn Dr. Kellinghusen aufgrund seiner sehr guten fachlichen Qualifikation und der erworbenen Branchenkenntnisse dennoch übertragen.
Kodex 2015
Nummer 5.4. 1 Abs. 2 Satz 1: Der Kodex empfiehlt, dass der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennt, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potenzielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Nummer 5. 4. 2, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und eine festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat sowie Vielfalt (Diversity) berücksichtigen. Der Aufsichtsrat beabsichtigt, für seine zukünftige Zusammensetzung konkrete Ziele festzuhalten, sodass der Empfehlung zukünftig entsprochen wird. Im Zuge der Wahlvorschläge und der am 9. März 2017 erfolgten Neuwahlen von Aufsichtsratsmitgliedern wurden Aspekte der unternehmensspezifischen Situation, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder sowie Diversity berücksichtigt.
Kodex 2017
Nummer 5.4. 1 Abs. 2 Satz 1 und 2: Der Kodex empfiehlt, dass der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennt und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeitet. Für seine Zusammensetzung soll er im Rahmen der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potenzielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Nummer 5. 4. 2, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und eine festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat sowie Vielfalt (Diversity) angemessen berücksichtigen. Die aktuelle Besetzung des Aufsichtsrats orientiert sich an dem erstellten Kompetenzprofil. Bisher sind noch keine Regelungen für eine Altersgrenze und festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat getroffen worden. Der Aufsichtsrat beabsichtigt, für seine zukünftige Zusammensetzung konkrete Ziele festzuhalten, die alle Empfehlungen aus Nummer 5.4. 1 Abs. 2 Satz 2 umfassen, sodass dann der Empfehlung zukünftig vollständig entsprochen wird.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 5.6: Der Kodex empfiehlt, dass der Aufsichtsrat regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüft. Der Aufsichtsrat hat eine eingehende Effizienzprüfung im Geschäftsjahr 2015/2016 eingeleitet. Die Effizienzprüfung wurde unter Berücksichtigung der Wechsel im Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2016/2017 fortgeführt und im Dezember 2017 abgeschlossen. Die Ergebnisse wird der Aufsichtsrat für die Zukunft berücksichtigen.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 7. 1.2 Satz 4 1. Halbsatz (Kodex 2015): Der Kodex empfiehlt, dass der Konzernabschluss binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich ist.
Nummer 7. 1.2 Satz 3, 1. Halbsatz (Kodex 2017): Der Kodex empfiehlt, dass der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich sind.
Aufgrund der zusätzlichen Rechnungslegungsanforderungen als gelistetes Unternehmen dauerte und dauert die Abschlussprüfung länger als 90 Tage, sodass die testierten Zahlen mit dem Geschäftsbericht nicht innerhalb von 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, sondern erst nach Ablauf der 90 Tage veröffentlicht werden konnten. Dies wird voraussichtlich auch bei zukünftigen Konzernjahresabschlüssen der Fall sein.
Kodex 2015 und Kodex 2017
Nummer 7. 1.2 Satz 4, 2. Halbsatz (Kodex 2015): Der Kodex empfiehlt, dass Zwischenberichte binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sind.
Nummer 7. 1.2 Satz 4, 2. Halbsatz (Kodex 2017): Der Kodex empfiehlt, dass die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sind.
Die BRAIN AG hält sich in Bezug auf die Veröffentlichung von Zwischenberichten an die gesetzlichen Vorschriften sowie die Vorgaben der Börsenordnung der Frankfurter Wertpapierbörse für den Prime Standard. Vorstand und Aufsichtsrat erachten diese als angemessen, insbesondere vor dem Hintergrund, dass die BRAIN AG zu jedem Quartal für den ganzen Konzern berichtet. Die Veröffentlichung innerhalb kürzerer Fristen würde, auch angesichts verschiedener nicht börsennotierter Tochter- und Beteiligungsgesellschaften im Ausland, den Einsatz erheblicher finanzieller und personeller Ressourcen erfordern, die für eine Gesellschaft von der Größe der BRAIN AG in keinem angemessenen Verhältnis zum Informationsbedürfnis der Aktionäre stehen. Daher werden die im Corporate-Governance-Kodex geforderten 45 Tage nicht eingehalten. Die Offenlegung erfolgt jedoch innerhalb der nach den Prime-Standard-Regularien geltenden Frist von 60 Tagen.
Zwingenberg, Dezember 2017
Für den Aufsichtsrat der BRAIN AG:
Dr. Ludger Müller, Aufsichtsratsvorsitzender
Für den Vorstand der BRAIN AG:
Dr. Jürgen Eck, Vorstandsvorsitzender
Hinweis: Die Entsprechenserklärung wurde im Dezember 2017 im Internet veröffentlicht und wird unterjährig nicht aktualisiert.