Entsprechenserklärung 2020
Entsprechenserklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der BRAIN AG zu den Empfehlungen des Deutschen Corporate-Governance-Kodexes gemäß § 161 AktG
Vorstand und Aufsichtsrat der BRAIN AG erklären, dass die BRAIN AG seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung am 20. Dezember 2019 den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate-Governance-Kodex“ in der Fassung vom 24. April 2017 (nebst Berichtigung vom 17. Mai 2017) mit folgenden Ausnahmen bis zum 20.03.2020 (dem Inkrafttreten der Neufassung des DCGK) entsprochen hat.
Nummer 3.8 Abs. 3: Der Kodex empfiehlt, dass in einer „Directors & Officers“-Versicherung („D&O-Versicherung“) für die Mitglieder des Aufsichtsrats ein Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung vereinbart wird. Die BRAIN AG hat eine D&O-Versicherung abgeschlossen, es besteht derzeit jedoch kein Selbstbehalt für die Mitglieder des Aufsichtsrats in der D&O-Versicherung. Die Gesellschaft erachtet einen Selbstbehalt nicht grundsätzlich dazu geeignet, die Qualität der Aufsichtsratstätigkeit zu steigern, gleichwohl verringert er die Attraktivität des Aufsichtsratsmandats und erschwert so den Wettbewerb um entsprechend qualifizierte Kandidaten.
Nummer 4.2.3 Absatz 2 Satz 2: Der Kodex empfiehlt, dass variable Vergütungsbestandteile grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben, die im Wesentlichen zukunftsbezogen sein soll. Die Gesellschaft hat sich dazu entschieden, dass der variable Vergütungsbestandteil in den Vorstandsverträgen zunächst weiterhin anhand einer einjährigen Bemessungsgrundlage ermittelt werden soll. Die Gesellschaft prüft jedoch regelmäßig, ob sie die Vorstandsvergütung in diesem Punkt einvernehmlich anpassen wird. Zudem hat die Gesellschaft für die Mitglieder des Vorstands ein Aktienoptionsprogramm beschlossen (ESOP), das eine langfristige Anreizwirkung für die Mitglieder des Vorstands sichert.
Nummer 5.1.2 Abs. 2 Satz 3: Der Kodex empfiehlt, dass eine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder festgelegt wird. In Anbetracht des Alters der amtierenden Vorstände hat die BRAIN AG bisher keine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder festgelegt. Der Aufsichtsrat der BRAIN AG prüft, eine solche Altersgrenze in Zukunft festzulegen.
Nummer 5.4.1 Abs. 2 Sätze 1 und 2: Der Kodex empfiehlt, dass der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennt und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeitet. Für seine Zusammensetzung soll er im Rahmen der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potenzielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Nummer 5.4.2, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und eine festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat sowie Vielfalt (Diversity) angemessen berücksichtigen. Die aktuelle Besetzung des Aufsichtsrats orientiert sich an dem erstellten Kompetenzprofil. Bisher sind noch keine Regelungen für eine Altersgrenze und festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat getroffen worden. Der Aufsichtsrat hat sich entschieden, zunächst keine Altersgrenze und keine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat festzulegen, er setzt sich jedoch bei Vorschlägen für Wahlen zum Aufsichtsrat mit beiden Aspekten unter Berücksichtigung der jeweiligen Person auseinander.
Nummer 7.1.2 Satz 3, 1. Halbsatz: Der Kodex empfiehlt, dass der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende öffentlich zugänglich sind. Aufgrund der zusätzlichen Rechnungslegungsanforderungen als gelistetes Unternehmen dauerte und dauert die Abschlussprüfung länger als 90 Tage, sodass die testierten Zahlen mit dem Geschäftsbericht nicht innerhalb von 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, sondern erst nach Ablauf der 90 Tage veröffentlicht werden konnten. Dies wird voraussichtlich auch bei zukünftigen Konzernjahresabschlüssen der Fall sein.
Nummer 7.1.2 Satz 3, 2. Halbsatz: Der Kodex empfiehlt, dass die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sind. Die BRAIN AG hält sich in Bezug auf die Veröffentlichung von Zwischenberichten an die gesetzlichen Vorschriften sowie die Vorgaben der Börsenordnung der Frankfurter Wertpapierbörse für den Prime Standard. Vorstand und Aufsichtsrat erachten diese als angemessen. Die Veröffentlichung innerhalb kürzerer Fristen würde, auch angesichts verschiedener nicht börsennotierter Tochter- und Beteiligungsgesellschaften im Ausland, den Einsatz erheblicher finanzieller und personeller Ressourcen erfordern, die für eine Gesellschaft von der Größe der BRAIN AG in keinem angemessenen Verhältnis zum Informationsbedürfnis der Aktionäre stehen. Daher werden die im Corporate-Governance-Kodex geforderten 45 Tage nicht eingehalten. Die Offenlegung erfolgt jedoch innerhalb der nach den Prime-Standard-Regularien geltenden Fristen von zwei Monaten bzw. drei Monaten.
Vorstand und Aufsichtsrat der BRAIN AG erklären, dass die BRAIN AG seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung am 20. Dezember 2019 den Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate-Governance-Kodex“ in der Fassung vom 20. März 2020 („DCGK 2020“) mit folgenden Ausnahmen ab dem 20.03.2020 (dem Inkrafttreten der Neufassung des DCGK) entsprochen hat künftig entsprechen wird.
Ziffer B.5 DCGK 2020: Für Vorstandsmitglieder soll eine Altersgrenze festgelegt und in der Erklärung zur Unternehmensführung angegeben werden. Eine Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder war bei der Gesellschaft bislang nicht festgelegt. In Anbetracht des Alters der amtierenden Vorstände hat die BRAIN AG bisher keine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder festgelegt. Da auch der neue DCGK 2020 eine Altersgrenze empfiehlt, hat der Aufsichtsrat eine Altersgrenze für den Vorstand mit Wirkung ab dem 11.12.2020 beschlossen. Daher wird für die Vergangenheit in Bezug auf den DCGK 2020 eine Abweichung erklärt.
Ziffer C.2, 1. Halbsatz DCGK 2020: Für Aufsichtsratsmitglieder soll eine Altersgrenze festgelegt und in der Erklärung zur Unternehmensführung angegeben werden. Eine Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder war bei der Gesellschaft bislang nicht festgelegt. Dadurch wurden nach Auffassung des Aufsichtsrates Kontinuität und langjährige Expertise im Aufsichtsrat im Interesse der Gesellschaft ermöglicht. Da auch der neue DCGK 2020 eine Altersgrenze empfiehlt, hat der Aufsichtsrat eine Altersgrenze mit Wirkung ab dem 11.12.2020 für neu in den Aufsichtsrat eintretende Mitglieder beschlossen. Daher wird für die Vergangenheit in Bezug auf den DCGK 2020 eine Abweichung erklärt.
Ziffer D.1, 2. Halbsatz DCGK 2020: Der Aufsichtsrat soll sich eine Geschäftsordnung geben und diese auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen. Hierbei handelt es sich in Bezug auf die Veröffentlichung auf der Internetseite um eine neue Empfehlung des DCGK 2020. Die bei der Gesellschaft vorhandene Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat war früher nicht auf der Internetseite der Gesellschaft verfügbar. Der Aufsichtsrat hat nach dem In-Kraft-Treten des DCGK 2020 eine aktualisierte Geschäftsordnung beschlossen, die seit Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht wurde. Daher wird für die Vergangenheit in Bezug auf den DCGK 2020 eine Abweichung erklärt.
Ziffer D.11 DCGK 2020: Der Prüfungsausschuss soll regelmäßig eine Beurteilung der Qualität der Abschlussprüfung vornehmen. Hierbei handelt es sich um eine neue Empfehlung des DCGK 2020. Eine formalisierte Beurteilung der Qualität der Abschlussprüfung durch den Aufsichtsrat wurde in der Vergangenheit nicht durchgeführt, wobei die Qualität der Abschlussprüfung bei den Vorschlägen für die Wahl der Wirtschaftsprüfer stets berücksichtigt wurde. Die formalisierte Beurteilung durch den Aufsichtsrat wird erstmals nach dem Ende der Prüfung des Jahresabschlusses 2019/20 erfolgen. Daher wird hier vorsorglich für die Vergangenheit eine Abweichung erklärt.
Ziffer F.2 DCGK 2020: Der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht sollen binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen sollen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein. Aufgrund der zusätzlichen Rechnungslegungsanforderungen als gelistetes Unternehmen dauerte und dauert die Abschlussprüfung länger als 90 Tage, sodass die testierten Zahlen mit dem Geschäftsbericht nicht innerhalb von 90 Tagen nach Geschäftsjahresende, sondern erst nach Ablauf der 90 Tage veröffentlicht werden konnten. Dies wird voraussichtlich auch bei zukünftigen Konzernjahresabschlüssen der Fall sein. Die BRAIN AG hält sich in Bezug auf die Veröffentlichung von Zwischenberichten an die gesetzlichen Vorschriften sowie die Vorgaben der Börsenordnung der Frankfurter Wertpapierbörse für den Prime Standard. Die Offenlegung erfolgt jedoch innerhalb der nach den Prime-Standard-Regularien geltenden Fristen von zwei Monaten bzw. drei Monaten. Vorstand und Aufsichtsrat erachten diese als angemessen. Die Veröffentlichung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts sowie verpflichtender unterjähriger Finanzinformationen innerhalb kürzerer Fristen würde, auch angesichts verschiedener nicht börsennotierter Tochter- und Beteiligungsgesellschaften im Ausland, den Einsatz erheblicher finanzieller und personeller Ressourcen erfordern, die für eine Gesellschaft von der Größe der BRAIN AG in keinem angemessenen Verhältnis zum Informationsbedürfnis der Aktionäre stehen. Daher werden die im Corporate-Governance-Kodex geforderten Fristen nicht eingehalten.
Vergütung des Vorstands: Seit Veröffentlichung des DCGK 2020 wurden die Empfehlungen G.1, G.2, G.3, G.4, G.7, G.9 G.10, G.11 und G.12 noch nicht umgesetzt. Grund hierfür sind einerseits die Übergangsvorschriften für die durch das ARUG II neu in das AktG aufgenommenen Regelungen, anderseits die geltenden Vereinbarungen zur Vorstandsvergütung in den noch laufenden Vorstandsverträgen.
Im Einzelnen: Soweit der DCGK 2020 in seinem Abschnitt G. an das Vorhandensein eines Vergütungssystems i.S.v. § 87a AktG in der ab dem 1. Januar 2020 geltenden Fassung anknüpft, konnten die entsprechenden Empfehlungen noch nicht befolgt werden, da der Aufsichtsrat dieses neue Vergütungssystem – in Übereinstimmung mit der Übergangsvorschrift des § 26j EGAktG – nach eingehender Beratung bis zum Beginn des Jahres 2021 beschließen und den Aktionären der Gesellschaft in der Hauptversammlung 2021 zur Billigung vorlegen wird. Über die bislang geltende Vergütungsstruktur wurde und wird im Vergütungsbericht berichtet. Bis zum jeweiligen Vertragsende eines Vorstands ist die Gesellschaft an die getroffenen Vereinbarungen gebunden. Im Zuge des Wechsels auf der Position des Finanzvorstands von Herrn Bender zu Herrn Linnig im Sommer 2020 hat sich der Aufsichtsrat dafür entschieden, die vertraglichen Rahmenbedingungen für Herrn Linnig zunächst vergleichbar zu den bisherigen Vorstandsverträgen auszugestalten. Mit beiden derzeitigen Mitglieder des Vorstands werden auf der Basis eines gebilligten Vergütungssystems bei einer Vertragsverlängerung die entsprechend notwendigen Anpassung der Vorstandsverträge geregelt. Eine frühzeitigere einvernehmliche Anpassung der Vorstandsverträge wird nicht ausgeschlossen.
Zwingenberg, Dezember 2020
Für den Aufsichtsrat der BRAIN AG:
Dr. Georg Kellinghusen, Aufsichtsratsvorsitzender
Für den Vorstand der BRAIN AG:
Adriaan Moelker, Vorstandsvorsitzender
Hinweis: Die Entsprechenserklärung wurde im Dezember 2020 im Internet veröffentlicht und wird unterjährig nicht aktualisiert.